Если что-то пошло не так, или у вас есть идеи, как сделать наше приложение лучше - пишите нам:

1. В чате вашего Битрикс24
2. В Телеграмм
3. В WhatsApp

Приложение Организуй закупки PRO поможет Вам организовать закупки на конкурсной основе на вашем портале Битрикс24.

В приложении вы заполняете:

• Условия проведения тендера
• Список закупаемых товаров
• Участников тендера

Далее приложение автоматически отправляет каждому участнику индивидуальный email с предложением принять участие в тендере

Получив e-mail, потенциальный поставщик переходит по ссылке на специальную страницу приложения и вносит свое предложение о ценах и сроках поставки.

Вы мгновенно получаете информацию о поступившем предложении в Битрикс24 в виде уведомлений и сравнительной таблицы предложений.

Кроме того, можно организовать онлайн торги между участниками тендера, отправив письма участникам с предложением изменить условия поставки.

Выбрав победителя тендера, вы автоматически отправите письма всем участникам с результатом торгов. 

Перед началом работы необходимо выполнить настройки приложения.

Откройте страницу приложения: в Битрикс24 перейдите в раздел Маркет - Еще - Установленные приложения - Организуй закупки PRO.

Откроется страница настроек приложения. 

Блок Настройки приложения отображается только для Администратора Битрикс24.

В этом блоке заполните настройки, влияющие на алгоритм выбора потенциального победителя:

При определении потенциального победителя использовать:

• Сумму без НДС
• Сумму

На странице переторжки отображать как предложение потенциального победителя

• Данные из нескольких актуальных предложений, найти минимальную цену для каждого товара отдельно
• Данные из одного актуального предложения с наименьшей суммой

Возможность отправлять письма по email - ключевая часть функционала Организуй закупки PRO, так как именно по email автоматически отправляются.

Приглашения для участия в тендере

• Предложения изменить цену
• Письма победителям
• Письма проигравшим

Блок Настройки почты будет по разному отображаться для Администратора Битрикс24 и пользователей, не обладающих административными правами.

Администратор Битрикс24 может настроить почтовые ящики для всех пользователей: 

Пользователь, не обладающий администраторскими правами может настроить почтовый ящик только для себя

Перед добавлением почтового ящика убедитесь, что

• для него подключен протокол IMAP
• создан пароль приложений

Как включить IMAP для почтового ящика

• Google
• Яндекс

Как подключить пароль приложений для

• Google
• Яндекс 

• Пользователя Битрикс24, для которого настраивается почтовый ящик
• Тип подключения  

Если выбрать Тип подключения Яндекс.Почта или Gmail, вам необходимо заполнить только поля:

• Логин/Email
• Пароль

• Входящая почта, SSL
• Входящая почта, сервер
• Входящая почта, порт
• Исходящая почта, SSL
• Исходящая почта, сервер
• Исходящая почта, порт

будут заполнены автоматически

Если выбрать Тип подключения IMAP, параметры подключения к почтовому серверу необходимо внести самостоятельно.

Нажмите кнопку Проверить подключение, чтобы убедиться, что настройки выполнены верно.

Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить настройки  

На вкладке Шаблоны писем можно добавить несколько шаблонов, а также изменить и удалить ранее добавленные.

* в случае, если в сделке ранее был выбран шаблон, который теперь удален, данные отправляемых писем из сделки не пропадут.

В каждом шаблоне предусмотрены все вариации писем участникам, а именно:

• Приглашения
• Переторжка
• Письма победителям
• Письма проигравшим
• Подпись

Настройте справочники, используемые в процессе организации закупок:

• Единицы измерения используются при добавлении товаров в новый тендер. Если единица измерения уже используется в каком-либо тендере, изменить или удалить ее вы не сможете.
• Ставка НДС используется при заполнении предложения участниками тендера. Также как и в случае с Единицей измерения, используемую в тендере Ставку НДС нельзя изменить или удалить.
• Дополнительная информация об участниках тендера - это перечень параметров (дополнительных вопросов), которые отображаются в форме подачи предложения для участников тендера. Этот список вы можете сформировать самостоятельно, например
• ИНН
• Дата регистрации юридического лица
• Оборот компании за прошлый год
• Численность сотрудников

Если параметр стал неактуальным, и вы не хотите чтобы он отображался в новых тендерах, снимите чек-бокс Активно. 

Откройте карточку сделки и на вкладке Организуй закупки PRO нажмите на кнопку Создать новый тендер:

Откроется окно нового тендера.

Заполните поля:

• Название тендера
• Компания-организатор тендера
• Срок подачи заявок для участия
• Срок определения результатов
• Ответственный (только у этого сотрудника будет право работать с этим конкретным тендером)
• Инициатор - сотрудник инициировавший закупку
• Шаблон писем - выбор из шаблонов, созданных на этапе настройки приложения

Шаблоны писем для текущего тендера

• Приглашения
• Переторжка
• Письма победителям
• Письма проигравшим
• Подпись (автоматически добавится в конце каждого письма)

После внесения всех данных нажмите кнопку Сохранить - кнопка находится внизу страницы под шаблонами писем.

На вкладке Товары добавьте товарные позиции тендера

• Название товара
• Единица измерения
• Количество
• Комментарий для участников в произвольной форме 

Нажмите кнопку Сохранить 

С помощью кнопки Выбрать файлы добавьте документы тендера на вкладке Файлы. Эти файлы будут доступны участникам тендерам в форме заявки на участие. 

С помощью кнопки Добавить участника выберите участника из Компаний Битрикс24.

С помощью кнопки Добавить участников по фильтру добавьте сразу несколько компаний, отвечающих условиям фильтра. В полях фильтра отображаются все поля карточки Компаний Битрикс24 типа Список. 

Примечание: так как отправка приглашений для участия в тендере происходит по email, важно, чтобы в карточке Компании был заполнен email. Если на момент добавления у Компании не был заполнен email, перейдите по ссылке в эту Компанию (щелкнув по названию) и добавьте email. После этого вернитесь в сделку в раздел участников, удалите компанию из списка Участники и добавьте повторно.

Удалить участника тендера можно только до тех пор пока ему не отправлено приглашение для участия в тендере.  

На вкладке Участники нажмите кнопку Отправить приглашения.

Всем участникам тендера со статусом Новый участник автоматически будут отправлены письма с приглашением принять участие в тендере. 

После отправки писем

1. Статус участников , которым отправили приглашения, изменится на Отправлено приглашение
2. Отобразится уведомление о количестве отправленных писем: 

После отправки приглашений можно добавить новых Участников тендера и повторно нажать кнопку Отправить приглашения.

Приглашения будут отправлены только тем участникам, у которых статус Новый участник.

На вкладке Письма отображаются все отправленные письма: 

Письмо выглядит следующим образом: 

Как только участник тендера в письме нажмет на кнопку Принять участие или Спасибо, мне не интересно, вы получите уведомление в Битрикс24. В списке Участников изменится статус для этого участника.

Когда участник тендера в полученном письме-приглашении нажимает кнопку Принять участие открывается страница подачи предложения:

На странице отображается информация о тендере:

• Название тендера
• Организатор
• Срок подачи заявок для участия
• Срок определения результатов
• Файлы тендера

• Условия оплаты
• Дополнительные параметры, если они определены в настройках приложения
• Документы предложения
• Таблицу предложения, в частности колонки:
• Цена
• Ставка НДС
• Цена включает НДС
• Срок поставки
• Комментарий

Участник тендера нажимает на кнопку Подать заявку.

Сразу после этого

1. Ответственный в Тендере получит оповещение о появлении нового предложения
2. Предложение участника появится на вкладке Предложения

Для того чтобы увидеть сравнительную таблицу предложений нажмите на кнопку Анализ и выбор победителя на вкладке Предложения. 

Откроется сравнительная таблица актуальных предложений участников

Эту таблицу можно сохранить в Excel.

Кроме того, вы можете посмотреть все предложения участников на вкладке Предложения. По умолчанию на вкладке Предложения отображаются только актуальные предложения всех участников тендеров , расположенные в порядке возрастания суммы предложения (с НДС или без НДС в зависимости от настроек приложения).

Для того чтобы посмотреть предыдущие предложения, снимите галочку Показывать только актуальные предложения.

При нажатии на строку предложения, открывается детальная форма предложения:

Переторжка - это процесс онлайн торгов в котором участники тендера в онлайн режиме видят свое последнее предложение и предложение потенциального победителя по этому тендеру, и на основании этой информации могут изменять цены в своем предложении неограниченное количество раз до тех пор пока не наступит Срок подачи заявок на участие.

На вкладке Предложения нажмите на кнопку Отправить письма с предложением изменить цены. Автоматически будут отправлены письма с предложением изменить цену всем участникам тендера, от которых было получено хотя бы одно предложение. 

Как только отправка писем будет завершена вы увидите уведомление 

Участник получит письмо с предложением изменить цену:

При нажатии на кнопку Принять участие откроется страница Предложения.

На странице участник видит:

• Данные своего последнего поданного предложения по этому тендеру
• Цены предложения потенциального победителя

Цены предложения потенциального победителя отображаются в онлайн-режиме, с учетом последнего поступившего предложения по этому тендеру.  

Участник может изменить цены в своем предложении и нажать кнопку Подать заявку

Как только он это сделает вы получите уведомление в Битрикс24 о новом предложении от участника.

Новое предложение отобразится в Битрикс24 как актуальное на вкладке Предложения.

Участник может изменять свое предложение неограниченное количество пока соблюдаются условия:

• Тендер находится в стадии Переторжка
• Не наступила дата Срок подачи заявок для участия

Отправлять письма с предложением изменить цену можно неограниченное количество раз.  

Для того чтобы выбрать победителя перейдите на вкладку Предложения и нажмите на кнопку Анализ и выбор победителя:

Откроется сравнительная таблица актуальных предложений участников тендера.

Выберите победителя в колонке Победитель и нажмите кнопку Объявить победителя тендера

Тендер изменит статус на Завершен

Победителю автоматически будет отправлено письмо: 

Всем участникам, которые подавали предложения, но не выиграли, будет отправлено письмо о проигрыше 

После выбора победителя изменения в тендер внести нельзя.

На вкладке История можно посмотреть детальную историю проведения тендера.

По любым возникшим вопросам по работе приложения, либо если у вас есть идеи доработки вы можете написать нам через кнопку Написать разработчику в окне приложения.